Hướng dẫn sử dụng Notion cho người mới bắt đầu (kèm template học ngoại ngữ miễn phí)

Cập nhật: 04/10/2026

Notion là gì và vì sao nên dùng?

Notion là công cụ làm việc tất cả trong một: ghi chú, quản lý công việc, lưu tài liệu, xây dựng wiki và lập kế hoạch cá nhân đều nằm trong cùng một không gian. Thay vì dùng nhiều ứng dụng riêng lẻ, chúng ta có thể gom mọi thứ vào Notion và kết nối chúng với nhau.

Bài hướng dẫn sử dụng Notion này dành cho người mới bắt đầu. Chúng ta sẽ đi từ những khái niệm nền tảng (workspace, sidebar, block) đến phần mạnh nhất của Notion là database, cách quản lý kiến thức bằng wiki, và cuối cùng là làm quen với Notion Agent. Bên cạnh đó, bài viết cung cấp một template học ngoại ngữ để bạn thấy ngay cách các tính năng này hoạt động trong thực tế.

Nội dung chính:

1. Workspace và sidebar

Workspace là không gian làm việc tổng thể của bạn trong Notion. Database và tài liệu đều nằm trong workspace. Bạn có thể dùng workspace cá nhân để ghi chú, học tập, hoặc workspace chung để làm việc nhóm.

Sidebar (thanh bên trái) là nơi bạn điều hướng trong workspace. Tại đây bạn thường thấy:

Nên sắp xếp sidebar ngay từ đầu. Đặt tên trang rõ ràng, thêm biểu tượng (icon) để dễ nhận biết, và ghim các trang bạn dùng hằng ngày vào mục yêu thích. Một sidebar gọn gàng giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm về sau.

2. Xây dựng trang bằng block

Mọi nội dung trong Notion được tạo từ các block (khối). Mỗi đoạn văn, tiêu đề, danh sách, hình ảnh hay bảng đều là một block. Bạn có thể kéo thả block để sắp xếp lại, biến đổi block này thành block khác, hoặc lồng block vào nhau. Để thêm block mới, gõ dấu / trên trang trống rồi chọn loại block.

2.1. Block cơ bản (Basic blocks)

Đây là những block bạn dùng nhiều nhất khi bắt đầu:

Chỉ với các block cơ bản, bạn đã có thể ghi chú, soạn tài liệu và lập danh sách việc cần làm hoàn chỉnh.

2.2. Block database (Databases)

Notion cho phép chèn database trực tiếp vào trang dưới dạng block. Bạn có thể chèn database ngay trên trang hoặc dạng toàn trang. Phần 3 của bài sẽ giải thích chi tiết về database.

2.3. Block đa phương tiện (Media blocks)

Media block giúp trang của bạn sinh động hơn với hình ảnh, video, âm thanh, tệp đính kèm và PDF. Với việc học ngoại ngữ, bạn có thể chèn file nghe, video bài học hoặc tài liệu PDF ngay trong trang ghi chú.

2.4. Nhúng nội dung (Embeds)

Embed cho phép đưa nội dung từ dịch vụ khác vào trang Notion bằng một đường link, ví dụ video, bản đồ, tài liệu hoặc bảng thiết kế. Nhờ đó bạn xem mọi thứ trong một nơi mà không cần chuyển qua lại giữa nhiều ứng dụng.

2.5. Block nâng cao (Advanced blocks)

Khi đã quen, bạn có thể dùng các block nâng cao như:

Các block này giúp trang trông chuyên nghiệp hơn và giảm việc phải sửa cùng một nội dung ở nhiều nơi.

3. Database trong Notion

Database là gì?

Database là khối xây dựng mạnh mẽ giúp đưa toàn bộ công việc của bạn vào một hệ thống được kết nối. Từ danh sách việc cần làm đơn giản đến quản lý dự án phức tạp, quy trình tuyển dụng hay lịch nội dung, database là giải pháp linh hoạt và toàn diện.

5 thành phần của một database

1. Trang (Pages): Mỗi mục bạn nhập vào database là một trang Notion. Mở một mục lên, bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh và nhiều nội dung khác.

2. Thuộc tính (Properties): Là các trường lưu loại thông tin cụ thể cho từng mục, ví dụ: văn bản, số, ngày tháng hoặc người phụ trách.

3. Template của database (Database templates): Giúp tạo trang mới với định dạng nhất quán và nội dung mặc định cho các mục mới.

4. Chế độ xem (Views): Có nhiều cách hiển thị cùng một dữ liệu bằng các bộ lọc, sắp xếp và nhóm khác nhau. Các chế độ xem gồm bảng (table), bảng Kanban (board), lịch (calendar), dòng thời gian (timeline), thư viện (gallery) và danh sách (list).

5. Bộ lọc (Filters): Kiểm soát những mục nào được hiển thị dựa trên điều kiện cụ thể, giúp bạn tập trung vào thông tin liên quan.

4. Quản lý kiến thức với wiki

Lợi ích của wiki

Wiki là kho lưu trữ tập trung, nơi đội ngũ có thể tìm thấy thông tin đáng tin cậy. Wiki phù hợp để lưu kiến thức có vòng đời dài như chính sách hoặc hướng dẫn. Wiki có sẵn các thuộc tính mặc định như chủ sở hữu trang, xác minh, chế độ xem và thẻ.

Chủ sở hữu trang (Page owner)

Là thuộc tính trang ghi nhận người chịu trách nhiệm cập nhật nội dung trong cơ sở kiến thức. Mặc định, đây là người tạo wiki.

Xác minh (Verification)

Là thuộc tính đánh dấu nội dung chính thức và được cập nhật, thể hiện bằng dấu tích màu xanh. Database cũng có thuộc tính xác minh.

Thẻ (Tags)

Là nhãn giúp tổ chức và lọc các loại trang tương tự nhau trong cơ sở kiến thức.

Gợi ý áp dụng cho việc học ngoại ngữ: dùng wiki để lưu quy tắc ngữ pháp, danh sách từ vựng theo chủ đề hoặc hướng dẫn học của riêng mình, rồi gắn thẻ để tìm lại nhanh khi cần.

5. Bắt đầu với Notion Agent

Notion Agent là trợ lý AI tích hợp trong Notion, giúp bạn làm việc nhanh hơn ngay trong không gian làm việc của mình. Tùy gói dịch vụ và phiên bản, bạn có thể nhờ Agent làm những việc như:

Bắt đầu bằng những yêu cầu nhỏ, rõ ràng, ví dụ: "Tóm tắt trang này thành 5 ý chính" hoặc "Gợi ý cấu trúc cho trang kế hoạch học tập". Hãy luôn kiểm tra lại kết quả trước khi dùng.

6. Template Notion học ngoại ngữ (dùng ngay)

Sau khi hiểu các khái niệm trên, cách học nhanh nhất là dùng một template làm sẵn. Template "Kế hoạch ngoại ngữ mới" giúp bạn lập kế hoạch học bất kỳ ngôn ngữ nào, gồm 6 phần:

Cách dùng template trong 5 phút

[Link tải template tại đây]

Câu hỏi thường gặp về Notion

Notion có miễn phí không? Notion có gói miễn phí cho cá nhân. Một số tính năng nâng cao có thể yêu cầu gói trả phí. Bạn nên kiểm tra trang giá chính thức của Notion để có thông tin cập nhật.

Notion có dùng được trên điện thoại không? Có, Notion có ứng dụng trên điện thoại, phù hợp để ghi nhanh nhật ký học tập.

Nguồn: Notion Academy